Pourquoi les fichiers se perdent-ils ?
Un cas numérique ne se limite pas à un STL. Il peut contenir préparation, antagoniste, occlusion, PLY, prescription, photos, commentaires et plusieurs versions d’un même scan. Chaque plateforme utilise aussi ses propres noms ; un fichier laissé dans Téléchargements devient vite difficile à rattacher au bon dossier.
Comment nommer un STL ou un PLY ?
Utilisez une date, le praticien, une référence de cas, le contenu et une version. La date permet à Windows de trier naturellement. Une référence commune au dossier, au bon de livraison et à la facture évite les ambiguïtés. Utilisez v1, v2, v3 plutôt que final, final2 ou final_ok. Le STL décrit la forme ; le PLY peut aussi conserver la couleur du scan.
Comment éviter doublons et mauvaises versions ?
- Un seul point d’entrée : chaque fichier rejoint d’abord le dossier du cas.
- Une ligne de suivi par cas : référence, praticien, réception, livraison et statut.
- Une règle pour les renvois : nouvelle version dans le même dossier.
- Un archivage régulier en gardant la même arborescence.
Selon votre laboratoire
Prothésiste seul : privilégier une structure courte et constante. Petite équipe : appliquer la même règle à tous les postes. Laboratoire en croissance : garder les fichiers reçus et les versions identifiables pour retrouver rapidement un cas ancien.
Voir aussi le workflow du laboratoire, le calcul du temps de réception, les fonctionnalités et la mise en place sur Windows.
Quelle structure de dossier permet de retrouver un cas ?
Une base simple consiste à classer d’abord par année, puis par mois de réception, puis par dossier de cas. À l’intérieur, la prescription, les scans reçus, la CAO, la production et les photos disposent de leurs propres sous-dossiers. L’intérêt n’est pas d’imposer un modèle : c’est de permettre à n’importe quelle personne de l’équipe de retrouver la même information au même endroit.
| Dossier | Contenu |
|---|---|
| 00_prescription | Fiche du cabinet, PDF, captures et informations de commande. |
| 01_scans | Fichiers reçus, conservés sans modification. |
| 02_cao | Fichiers de conception et étapes intermédiaires. |
| 03_production | Fichiers destinés à l’usinage ou à l’impression. |
| 04_photos | Photos cliniques, teinte et éléments visuels utiles. |
Pourquoi garder les fichiers d’origine ?
Les fichiers reçus restent la référence lorsqu’un cabinet appelle, lorsqu’un rescan est envoyé ou lorsqu’une question apparaît sur une version. Un nouveau scan devient une nouvelle version dans le même dossier, plutôt qu’un second dossier parallèle. Cette règle évite de travailler sur un ancien fichier par erreur.
Un contrôle du matin aide à rapprocher les cas reçus du suivi : chaque arrivée a-t-elle un dossier, une référence et une échéance ? Les mois terminés peuvent ensuite être archivés ou sauvegardés avec la même arborescence.
Comment l’automatisation s’insère-t-elle ?
AutoLabFlow reprend les règles de dossiers et de nommage définies par le laboratoire. Il crée ou retrouve le dossier prévu, range les éléments accessibles et peut imprimer la fiche de travail. Les doublons et cas incomplets restent visibles pour que l’équipe décide de la suite.
Quels repères garder dans le nom du dossier ?
Le dossier doit permettre à l’équipe d’identifier le cas sans avoir à ouvrir chaque fichier. La date de réception, le praticien, une référence interne et un repère patient limité à ce qui est utile suffisent généralement. Les informations plus détaillées restent dans la prescription plutôt que dans tous les noms de fichiers.
Une même référence peut relier le dossier, la fiche de travail, le tableau de suivi et la facture. Ce lien simple est utile lorsqu’un cabinet appelle pour une modification ou qu’un dossier doit être repris par un autre poste. Il évite aussi de confondre deux cas portant le même nom de patient.
Comment organiser un renvoi du cabinet ?
Un rescan ne doit pas effacer le fichier initial. Rangez-le dans le même dossier, conservez son origine et augmentez la version. L’équipe peut ainsi voir ce qui a changé, relire la demande du cabinet et éviter de lancer une conception avec un fichier plus ancien. Les doublons peuvent être signalés, mais la décision de retenir ou non une nouvelle version reste au laboratoire.
Le flux réel
Un cas numérique ne se limite pas à un fichier STL
Selon la plateforme et le cabinet, un cas peut contenir plusieurs éléments : scan, STL, PLY, OBJ, PDF, fiche de traitement, informations patient ou référence de commande. Le laboratoire doit retrouver l’ensemble rapidement.
Les opérations répétitives
- ouvrir les plateformes de scan intra-oral ;
- identifier les nouveaux cas disponibles ;
- télécharger les fichiers nécessaires ;
- vérifier que rien ne manque ;
- ranger chaque cas au bon endroit.
Organisation locale
Le bon classement rend le cas exploitable par la production
Le fichier reçu n’a de valeur que s’il arrive dans le bon dossier, avec un nom compréhensible et une référence claire pour l’équipe.
Par praticien
Regrouper les cas selon le cabinet ou le praticien facilite le suivi quotidien et les échanges.
Par patient
Un dossier patient clair réduit les confusions entre scans, documents et versions successives.
Par date ou code de cas
Une référence stable permet de retrouver le bon cas même lorsque plusieurs fichiers arrivent en même temps.
AutoLabFlow
Centraliser la réception sans masquer les contrôles nécessaires
AutoLabFlow surveille les flux numériques configurés, récupère les fichiers accessibles et les classe dans l’organisation locale du laboratoire. Les cas incomplets ou ambigus peuvent rester visibles pour vérification.
Ressources liées
Avant la production
Trois repères pour ne pas transformer la réception en source d’erreur
La réception des empreintes numériques devient plus fiable lorsque les contrôles sont simples, identifiés et reproduits de la même façon par toute l’équipe. L’objectif n’est pas de multiplier les validations, mais de vérifier ce qui conditionne réellement la suite du travail.
Vérifier le contenu
Avant de lancer la conception, l’équipe doit pouvoir voir les fichiers et documents attendus, ainsi que les informations utiles au traitement du cas.
Retrouver le bon dossier
Une convention de nommage cohérente évite de confondre deux réceptions, une nouvelle version ou les éléments de plusieurs patients.
Signaler ce qui manque
Si un fichier, une indication ou une information essentielle fait défaut, le cas doit rester visible pour contrôle au lieu d’être rangé silencieusement.
Démonstration
Voyons comment arrivent vos empreintes numériques aujourd’hui
Indiquez vos plateformes, votre volume approximatif et votre méthode de classement. La démonstration peut alors se concentrer sur votre flux réel.